エクセルの印刷範囲設定・解除の手順|複数範囲・1ページに収める方法まで(Microsoft 365版)
Excelで印刷したい部分だけを紙に出したいときは、印刷範囲の設定を使います。もっとも基本の手順は次の3ステップです。
- 印刷したいセル範囲をドラッグして選択する
- リボンのページレイアウトタブをクリックする
- 印刷範囲 → 印刷範囲の設定をクリックする
これだけで、以降そのシートを印刷するときは選択した範囲だけが出力されるようになります。設定内容はブックを保存すれば次回も引き継がれます。
この記事の操作手順と画面表記はMicrosoft 365版のExcel(Windows)を基準にしています。Excel 2016/2019/2021などのデスクトップ版でも基本的な流れはほぼ同じですが、リボンのボタン名や配置、メニューの表記がバージョンやアップデート状況によって異なる場合があります。またExcel for the web(ブラウザ版)やMac版では利用できる機能・表記が異なるため、お使いの環境の画面表示に読み替えてください。
印刷範囲を設定する前に確認したいこと
印刷範囲はシート単位で設定される
印刷範囲はシートごとに保存されます。同じブック内の別シートには自動では適用されないため、シートごとに設定が必要です。
設定後は印刷プレビューで必ず確認する
設定したら、Ctrl + P で印刷画面を開き、プレビューで意図した範囲・ページ数になっているかを確認しましょう。プレビュー下部のページ送りで、余計な空白ページが出ていないかもチェックできます。
印刷範囲を解除(クリア)する方法
設定した印刷範囲を取り消して、シート全体を印刷対象に戻したいときは以下の手順です。
- 対象のシートを開く
- ページレイアウトタブ → 印刷範囲
- 印刷範囲のクリアをクリック
クリア後は、データが入力されている範囲全体が印刷対象に戻ります。
複数の範囲を印刷範囲に指定する
離れた場所にある複数の表を、まとめて印刷対象にすることもできます。
方法1:追加していく
- すでに印刷範囲を設定した状態で、追加したい範囲を選択
- ページレイアウトタブ → 印刷範囲 → 印刷範囲に追加
方法2:最初からまとめて選択する
Ctrl キーを押しながら複数の範囲をドラッグ選択し、印刷範囲の設定を実行します。
注意点として、複数範囲を印刷範囲にすると、原則それぞれの範囲が別々のページに分かれて印刷されます。 1枚の紙に並べて収めたい場合は、印刷範囲を複数指定するのではなく、不要な行・列を非表示にする、あるいは印刷用のシートにデータを整理し直すほうが意図どおりになりやすい方法です。
改ページプレビューで範囲とページ区切りを調整する
範囲の境目を視覚的に調整したいときは、改ページプレビューが便利です。
- 表示タブ → 改ページプレビューをクリック
- 印刷範囲が青い実線で囲まれ、ページの区切りが青い破線で表示される
- 青い線をドラッグして、範囲やページの区切り位置を変更する
通常の画面に戻すときは、表示タブ → 標準をクリックします。
改ページを手動で入れる/消す
| やりたいこと | 操作 |
|---|---|
| 任意の位置でページを分ける | 区切りたい行(列)を選択 → ページレイアウトタブ → 改ページ → 改ページの挿入 |
| 挿入した改ページを消す | 該当箇所を選択 → 改ページ → 改ページの解除 |
| すべての改ページを初期化 | 改ページ → すべての改ページを解除 |
1ページに収めて印刷する方法
「あと少しではみ出す」というときは、拡大縮小の設定で調整します。
方法1:ページレイアウトタブで指定する
ページレイアウトタブの「拡大縮小印刷」グループで、
- 横:1ページ
- 縦:1ページ(または「自動」)
を指定します。横に長い表なら横だけ1ページにして縦は自動にすると、行数が多くても文字が極端に小さくならずに済みます。
方法2:印刷画面から指定する
Ctrl + P で印刷画面を開き、設定の一番下にある拡大縮小のメニューから、
- シートを1ページに印刷
- すべての列を1ページに印刷
- すべての行を1ページに印刷
のいずれかを選びます。
縮小しすぎを避けるコツ
- ページレイアウトタブの印刷の向きを「横」に変える
- 余白を「狭い」に変更する
- 列幅を詰める、不要な列を非表示にする
- ページ設定ダイアログの「ページ」タブで倍率を数値指定する
縮小率を上げすぎると紙に印刷したときに読めなくなるため、プレビューで文字サイズを確認しながら調整してください。
全ページに見出し行を繰り返して印刷する
複数ページになる表では、2ページ目以降にも見出しを出しておくと読みやすくなります。
- ページレイアウトタブ → 印刷タイトル
- 「タイトル行」の入力欄をクリックし、繰り返したい行(例:1行目)を選択
- OK をクリック
列を繰り返したい場合は「タイトル列」に指定します。
印刷範囲がうまく反映されないときの確認ポイント
空白ページが印刷される
過去に入力して削除したセルの書式などが残り、使用済み範囲が広がっているケースがあります。Ctrl + End を押してカーソルが飛ぶ位置を確認し、想定より右下に飛ぶ場合は、不要な行・列をまとめて選択して削除し、ブックを保存し直してから再度印刷範囲を設定してみてください。
印刷範囲を一時的に無視したい
設定を消さずに全体を印刷したいときは、Ctrl + P の印刷画面で、設定欄の印刷対象を切り替えます。ここで「作業中のシートを印刷」に加えて表示される印刷範囲を無視するにチェックを入れると、設定済みの範囲を無視して印刷できます(表記はバージョンにより異なります)。
選択した部分だけを1回だけ印刷したい
毎回の印刷範囲設定が不要な場合は、範囲を選択してから Ctrl + P → 印刷対象で選択した部分を印刷を選ぶ方法が手軽です。この方法はシートに設定が保存されないため、単発の印刷に向いています。
印刷範囲は名前として管理されている
印刷範囲を設定すると、そのシートに Print_Area という名前が自動的に定義されます。数式タブ → 名前の管理から参照範囲を確認・編集でき、思わぬ範囲が指定されている場合の確認に役立ちます。
まとめ
- 基本はページレイアウトタブ → 印刷範囲 → 印刷範囲の設定
- 解除は同じメニューの印刷範囲のクリア
- 複数範囲は追加できるが、原則ページが分かれる点に注意
- ページの区切り調整は改ページプレビューが便利
- はみ出すときは拡大縮小印刷で横1ページなどに設定
- 設定はシート単位。保存して初めて次回に引き継がれる
印刷範囲は一度覚えれば数クリックで済む操作です。設定後は必ず印刷プレビューで確認する習慣をつけると、紙の無駄を減らせます。なお、リボンの名称や配置はExcelのバージョン・更新プログラムによって変わることがあるため、見当たらない場合は「ページ設定」ダイアログ(ページレイアウトタブ内の小さな矢印アイコン)から同等の設定を探してみてください。